Scordatevi i giorni di lavoro seduti alla scrivania tra quattro mura o stretti tra cellette divisorie, perché la parola d’ordine è diventata: Smart Working. Smart significa poter fare il lavoro giusto nel posto più giusto, in modo agile e brillante, dentro e fuori l’ufficio: insomma creare luoghi dove le persone amino davvero lavorare.

Il concetto di Smart Working o Lavoro Agile presuppone molti aspetti, quali: collaborazione, connessione, condivisione, responsabilità e flessibilità.

Flessibilità in particolar modo, sia di spazi che di orari, secondo le proprie esigenze e necessità. Si può lavorare in postazioni condivise (coworking) disseminate per la città, oppure a casa, in un bar, o al parco. Questo potrebbe lasciarvi interdetti, ma niente paura! Lavorare ovunque non significa necessariamente lavorare di più, ma solo lavorare meglio.

Questa prospettiva quasi utopistica si sta invece diffondendo a macchia d’olio e moltissime aziende in Italia e in Europa hanno potuto constatare i benefici immediati in termini di produttività, salute, benessere e riduzione dello stress quotidiano. Possiamo attuare tutto questo tenendo bene a mente le cosiddette regole delle 3B:

– Behaviours: è importante mantenere un atteggiamento propositivo, ottimistico e motivato. Diciamo pure addio ai classici orari d’ufficio ma affidiamoci ad obiettivi da perseguire e raggiungere. E’ necessario responsabilizzarsi alla gestione del tempo. La regola è ottenere i risultati previsti nei tempi prefissati al massimo della qualità. Da parte dei supervisori però, la parola chiave dovrà essere fiducia, non il controllo!

– Bytes: per un lavoratore smart (smart worker), la tecnologia è parte integrante e fondamentale del lavoro perchè permette di restare connessi con il resto del mondo, condividere informazioni, velocizzare le attività e alla fine semplificarci la vita. Ebbene sì, anche quando vorremmo prendere il pc a martellate, la tecnologia è nostra amica. E la nostra azienda deve poter metterci a disposizione tutti gli strumenti tecnologici necessari per far sì che la flessibilità di location lavorativa possa davvero esistere.

– Bricks: avere un approccio smart significa sicuramente trasmetterlo anche nel layout dell’ufficio. La mentalità collaborativa, per esempio, si sposa meglio con gli open space che con le postazioni fisse. Alla fine però il concetto è che non è importante dove lavori, ma quanto l’ambiente intorno a te è confortevole. Posso svolgere infatti buona parte delle mie mansioni seduto su uno sgabello con un tavolo alto dall’area coffe break oppure comodamente seduto su un divano nell’area relax con il mio portatile sul tavolino di servizio. L’environment deve essere al mio servizio e seguirmi nelle mie necessità lavorative.

Pensate a un genitore che si alza presto per portare il figlio a scuola e poi resta bloccato nel traffico con l’ansia di arrivare tardi a lavoro; questo non è certo un buon inizio di giornata! Più autonomia lavorativa potrà garantire anche un maggiore equilibrio nella vita personale. La produttività lavorativa si ottiene anche grazie ad una certa dose di tranquillità interiore e l’approccio “work-life” si occupa di questo, è la capacità di bilanciare l’ambizione professionale con svago e vita privata. Il lavoro deve essere prima di tutto una responsabilità, ma non deve diventare uno stress. Se sono libero di gestirmi il mio tempo posso ottimizzarlo al massimo ritagliandomi magari anche più tempo libero del previsto.

Un ufficio smart deve quindi essere basato sulla fiducia, la trasparenza, il benessere ma anche sulle relazioni dinamiche.

Un legame è sempre positivo quando favorisce la cooperazione e negativo quando vede prevalere la competizione, che genera insicurezza, induce al personalismo e peggiora le performance complessive. È necessario abbattere l’isolamento in favore di spazi comuni, attenti alle esigenze di chi li vive, dove le idee possano circolare e scambiarsi anche in modo casuale. In questa ottica anche la piramide dei ruoli aziendali deve essere rivista e corretta: un approccio verticistico di vecchio stampo mal s iconfà infatti al concetto di smart working dove tutto viene condiviso. In questo senso perdono di rilevanza gli uffici unipersonali, perfino quelli dei dirigenti, in favore di postazioni open space dove trovino posto non solo i dipendenti ma anche i dirigenti, allo stesso livello. Come possiamo infatti aspettarci libera fruizione di know-how e nozioni aziendali se chi detiene buona parte di queste informazioni e responsabilità se ne sta chiuso in un ufficio lontano dai suoi collaboratori?

La produzione intellettuale di qualità è generata dalla frequentazione di luoghi non necessariamente deputati alla produttività, anzi il più delle volte i migliori risultati scaturiscono da incontri fortuiti o ambienti conviviali (ristoranti, caffetterie ecc..). Ecco allora che nelle aziende spuntano aree che fino a dieci anni fa erano impensabili come la zona caffè, l’area relax e perfino l’area gioco. E’ nel momento in cui ci si riunisce in convivialità che ci sentiamo liberi di confrontarci, anche su questioni lavorative.

Smart Office Layout

Le considerazioni fatte portano a una domanda pratica: “Come organizzare al meglio le postazioni di lavoro?” Lo standard di scrivanie cubicle o openspace, con corridoi con funzione di connettivo, risulta ormai superato. Si cerca di sfruttare l’intera superficie a disposizione, oltre ai corridoi e gli spazi di transizione, prediligendo un’organizzazione più dinamica. Postazioni senza assegnazione fissa che ogni persona possa scegliere liberamente e su cui possa muoversi a seconda dell’attività da svolgere. Questa nuova filosofia di layout ovviamente richiede un grande investimento iniziale in termini organizzativi e di devices: devo infatti, essere in grado di svolgere il mio lavoro su un layout privo di vincoli. Sistemi di rete wireless, portatili, tablet e cellulari devono essere distribuiti capillarmente e tutta la documentazione deve essere disponibile online e accessibile da tutti. Cambiare insomma il concetto stesso di organizzazione aziendale perchè il risultato è proprio dietro l’angolo. E la sveglia alle 6 del mattino, non sarà più così odiosa!

Ricapitolando, in un ufficio che sposi la filosofia smart working dobbiamo prevedere:

Postazioni di lavoro comune: ambienti luminosi con tavoli grandi dove lavorare insieme ai colleghi in tranquillità con molte prese elettriche per collegare laptop e dispositivi mobili, favorendo lo spirito di squadra e consentendo un accesso rapido ad ogni tipo di informazione. Frezza con la linea Link ci mostra molte soluzioni. La scrivania multipla Link è l’ideale per ambienti operativi di gruppi di lavoro perchè sfrutta in pieno lo spazio, ed è dotata di vasca di cablaggio.

Punti concentrazione: stanze più piccole o postazioni separate per attività che richiedono concentrazione individuale. Possono essere ad accesso libero o realizzate con un occhio di riguardo per i dirigenti, specialmente quelli che hanno necessità di ricevere clienti o realizzare brevi meeting. L’azienda Steelcase propone in tal senso il sistema modulare Brody.

Zona meeting: sale riunioni di piccole o grandi dimensioni, più formali, che consentano con grandi tavoli l’incontro di molte persone. Fondamentale mantenere la connessione ai dispositivi tecnologici necessari. Il tavolo però non è più concepito come unico blocco di rappresentanza ma diventa più agile e formato da piani scollegabili e utilizzabili anche a gruppi. Insomma flessibilità in primo piano. La Sedus declina i propri tavoli per rispondere alle più attuali necessità.

Zone lounge e coffee: spazi di relax dove scambiare una parola con i colleghi; ambienti più informali dove prendere un caffè, fare un break, mangiare un panino. Lofoten di&nbsp Casamania è un sistema componibile che ha recepito a pieno questa concezione. Divanetti, sedute, tavolini e moduli imbottiti garantiscono contemporaneamente comfort e controllo acustico.

Sala conference: sale dedicate a breafing, riunioni o sessioni di brainstorming con i colleghi, provviste di postazioni per chiamate telefoniche, progettate in modo che si possa chiamare in tranquillità senza disturbare i colleghi. Frezza propone interessanti soluzioni con una linea davvero elegante: Alplus<.

Area copy e print: sistemare stampanti e fotocopiatrici in uno spazio comune permette di combattere la sedentarietà e ottimizza l’uso delle risorse.

Spazio flessibile: l’organizzazione flessibile dello spazio si raggiunge anche grazie a pareti mobili e sistemi di archiviazione su ruote. Questo favorirà il lavoro itinerante sapendo che tutte le documentazioni sono comunque facilmente raggiungibili da ogni postazione.

Giusta illuminazione: abbiamo già parlato nell’articolo dedicato al benessere in ufficio della presenza fondamentale della luce naturale, per equilibrare il bioritmo e per il rilascio della serotonina, con effetto di benessere immediato.

Con Stand By di Emmegi si ha la possibilità di creare configurazioni funzionali fonoassorbenti, capaci di soddisfare al contempo il bisogno di privacy del singolo o di condivisione del Team. È inoltre possibile aggiungervi pannelli attrezzabili con monitor, schermi di proiezione e porta-documenti.

Fra l’ufficio classico e lo smart office ci sono ovviamente una serie infinita di varianti intermedie che possiamo ottenere mixando concetti innovativi e concetti radicati nel nostro uso comune da decenni, comunque sempre in una prospettiva di condivisione e flessibilità. Il goal finale deve rimanere la soddisfazione del cliente e il raggiungimento della massima funzionalità degli ambienti.

Quindi Sì allo smart working …quando anche la mente del progettista e del cliente si dimostrano smart!