Secondo passaggio: togliere lo spazio che serve per muoversi

Le vie di passaggio non ospitano postazioni, e in un ufficio assorbono mediamente tra il 15% e il 20% della superficie netta. La percentuale sale negli spazi lunghi e stretti, in quelli con più accessi e in quelli in cui la posizione delle colonne obbliga a percorsi spezzati.

Due misure governano il disegno dei percorsi. Le vie di circolazione non scendono sotto gli 80 cm di larghezza. Dietro la sedia di ogni postazione serve almeno altrettanto spazio libero, che diventano 100 o 120 cm quando dietro quella sedia passa un corridoio: è la differenza tra una persona che si alza e una persona che chiede permesso ogni volta che si alza.

Sottratta la circolazione, il numero di partenza si è già ridotto in modo sensibile. È normale, ed è il motivo per cui i conti fatti a occhio sulla planimetria risultano sempre ottimistici.

Terzo passaggio: assegnare prima le funzioni collettive

Prima di collocare le postazioni si collocano le funzioni che le postazioni non possono sostituire. È un'inversione di ordine che sembra controintuitiva e che invece evita il caso più frequente in assoluto: l'ufficio in cui tutte le scrivanie hanno trovato posto e la sala riunioni no.

Una sala riunioni richiede tra 2 e 2,5 m² per partecipante, tavolo e sedute comprese: significa 16-20 m² per otto persone. La reception con l'area di attesa occupa dai 10 ai 15 m², l'area break tra gli 8 e i 12, il locale server tra i 4 e i 6. Per l'archivio e la zona stampa il parametro è proporzionale: 6-10 m² ogni quindici postazioni.

Sommate, queste funzioni assorbono in un ufficio di media dimensione tra i 40 e i 60 m². Quello che resta è la superficie effettivamente assegnabile alle postazioni.

Quarto passaggio: scegliere il modulo di postazione

Il modulo è la superficie che una singola postazione occupa nel suo insieme: scrivania, seduta, spazio di manovra e contenitore personale. È il parametro che, più di ogni altro, determina il risultato finale.

Una postazione operativa in bench si colloca tra 5 e 6 m². Una postazione operativa singola richiede da 7 a 9 m². Se alla postazione si affiancano un contenitore alto e una sedia per il visitatore si sale a 10-12 m². Un ufficio direzionale ne occupa tra 15 e 20.

Sul piano di lavoro le misure più diffuse sono 140×80, 160×80 e 180×80 cm, mentre i bench a doppia fila lavorano su moduli da 140 o 160 cm per lato. La scelta non dipende dallo spazio disponibile ma dal tipo di lavoro: chi opera su doppio monitor con documenti cartacei ha bisogno di 160 cm di piano, chi lavora solo su laptop sta comodamente a 140. Il catalogo scrivanie e tavoli riunione permette di verificare quali sistemi coprono ciascun modulo mantenendo la stessa finitura, che è la condizione per poter ampliare l'ufficio in un secondo momento senza differenze visibili.

Quinto passaggio: applicare la formula

A questo punto il calcolo è una sottrazione seguita da una divisione:

Postazioni = (Superficie netta − Circolazione − Aree comuni) ÷ Modulo di postazione

Vale la pena vederla applicata. Su 200 m² netti, con una circolazione al 18%, restano 164 m². Assegnando 18 m² alla sala riunioni, 12 alla reception, 10 all'area break e 8 all'archivio, la superficie disponibile per le postazioni scende a 116 m². Divisa per un modulo operativo singolo da 8 m², dà quattordici postazioni.

Le stesse superfici, lavorate con moduli bench da 6 m², ne ospitano diciannove. La differenza tra quattordici e diciannove non è una questione di spazio disponibile: è una scelta di modello organizzativo, e come tale va discussa prima di firmare il layout.

Sesto passaggio: verificare i minimi di legge

Il numero ottenuto va confrontato con i requisiti dell'Allegato IV del D.Lgs. 81/2008 per i locali di lavoro, che fissa tre soglie: almeno 2 m² di superficie per lavoratore, almeno 10 m³ di cubatura, e un'altezza netta di 3 m riducibile a 2,70 m nei locali adibiti a uffici dove i regolamenti edilizi locali lo consentono.

Qui va chiarito un punto che genera equivoci costosi. Il minimo di legge e il parametro progettuale non coincidono, e la distanza tra i due è enorme: 2 m² sono il limite sotto il quale l'ambiente non è conforme, 8 m² sono la superficie in cui una persona lavora bene. Un dimensionamento costruito sui minimi normativi produce un ufficio perfettamente legale e sostanzialmente inutilizzabile.

Il vincolo che sorprende più spesso è quello di cubatura, perché lega la superficie all'altezza del locale. In un ambiente alto 2,70 m servono 3,7 m² per lavoratore per rispettare i 10 m³ richiesti, cioè quasi il doppio del minimo di superficie. Nei sottotetti recuperati e nei piani rialzati con altezze ridotte è il parametro che decide, non i metri quadri.

Settimo passaggio: verificare luce, acustica e archivio

Restano tre controlli finali, e tutti e tre possono ridurre il numero di postazioni sostenibili rispetto a quello calcolato.

Il primo riguarda la luce. La norma UNI EN 12464-1 indica 500 lux come illuminamento di riferimento sulle postazioni di lavoro d'ufficio. Le postazioni collocate lontano dalle finestre richiedono un'integrazione artificiale dedicata: aumentare la luce generale dell'ambiente non risolve il problema e peggiora il comfort di chi siede vicino alle vetrate.

Il secondo riguarda il rumore. In open space il numero di persone per ambiente incide direttamente sul livello percepito, e oltre le otto postazioni per ambiente continuo il trattamento fonoassorbente smette di essere un miglioramento e diventa un requisito di progetto. Va messo a budget insieme alle scrivanie, non l'anno successivo quando il problema si manifesta.

Il terzo riguarda l'archiviazione, ed è quello che viene dimenticato più spesso. Ogni postazione genera volume da archiviare, e la regola pratica è di un metro lineare di contenitore ogni due postazioni operative. Se lo spazio per i contenitori e i sistemi di archiviazione non compare in pianta, ricomparirà entro sei mesi sotto forma di pile di documenti sulle scrivanie.

Superati i tre controlli, il numero è definitivo. Ed è sempre minore o uguale al massimo teorico calcolato al quinto passaggio.