Ufficio fisso o spazi flessibili: come arredare quando metà del team lavora da remoto
Nel lavoro ibrido il numero di postazioni non coincide più con il numero di dipendenti: si progetta sul picco di presenza reale, non sull'organico, con arredi riconfigurabili. È la prima cosa da chiarire prima di scegliere tra ufficio fisso e spazi flessibili: la domanda giusta non è "quante scrivanie servono per tutti", ma "quante persone sono in ufficio nello stesso giorno".
Quando metà del team lavora da remoto in modo strutturale, mantenere una postazione fissa per ogni dipendente significa avere scrivanie vuote per gran parte della settimana. Progettare uno spazio flessibile, al contrario, richiede arredi diversi e una gestione più attenta. Il confronto tra i due modelli aiuta a scegliere in base alle esigenze reali dell'azienda, non alla tendenza del momento.
Ufficio fisso: cos'è e quando ha ancora senso
L'ufficio fisso assegna a ogni dipendente una postazione stabile, personalizzabile e sempre disponibile. È il modello più semplice da gestire e resta la scelta corretta quando:
- il team è quasi sempre presente in sede, con smart working occasionale e non strutturato;
- le mansioni richiedono strumenti fissi (doppi monitor, attrezzature specifiche, archivi cartacei personali);
- l'azienda vuole rafforzare il senso di appartenenza attraverso uno spazio personale riconoscibile.
Il limite dell'ufficio fisso emerge proprio con il lavoro ibrido: se metà del team è in sede a rotazione, metà delle postazioni resta inutilizzata ogni giorno, con un costo per metro quadro che non genera valore proporzionale.
Spazi flessibili: cos'è il desk sharing e come funziona
Uno spazio flessibile applica il principio del desk sharing: le postazioni non sono assegnate in modo permanente, ma prenotate o occupate in base alla presenza giornaliera. Il numero di scrivanie viene calcolato non sull'organico totale, ma sul picco di presenza reale registrato o previsto.
Questo modello richiede un arredamento per lo smart working pensato per la rotazione: postazioni ufficio open space non personalizzate, sistemi di archiviazione mobili o assegnati a ciascun dipendente (non alla scrivania), e strumenti di prenotazione degli spazi quando l'organizzazione lo richiede.
Come dimensionare uno spazio ibrido
Il passaggio più delicato nella progettazione di un ufficio ibrido consiste nel calcolare correttamente il numero di postazioni necessarie. Per ottenere una stima realistica è preferibile partire dalla presenza media e dal picco massimo registrati negli ultimi mesi, anziché considerare l'organico teorico dell'azienda. A questo dato è opportuno aggiungere un margine del 15-20%, così da gestire eventuali variazioni stagionali, giornate di maggiore affluenza o eventi aziendali. Il numero ottenuto rappresenta quindi il riferimento per dimensionare le postazioni dell'ufficio open space, senza dover prevedere una scrivania per ogni dipendente. In un modello di lavoro ibrido è inoltre importante considerare spazi aggiuntivi, come sale riunioni e aree dedicate alle videochiamate, che tendono ad avere un ruolo più centrale rispetto a quanto avviene in un ufficio tradizionale.
Arredi per uno spazio flessibile: cosa cambia rispetto all'ufficio fisso
Un ufficio progettato per il lavoro ibrido richiede arredi capaci di adattarsi facilmente a un numero variabile di persone e a esigenze diverse durante la giornata. Le scrivanie e le postazioni dovrebbero quindi poter essere riconfigurate senza difficoltà e non essere vincolate a un unico utilizzo. Anche l'organizzazione dello spazio cambia: quando non tutti i dipendenti hanno una postazione fissa, è preferibile ricorrere a sistemi di archiviazione mobili o a armadietti personali separati dalla scrivania. Pannelli e divisori mobili permettono inoltre di modificare la suddivisione dell'open space in funzione del numero di presenti e delle attività da svolgere, mentre le aree dedicate alle videochiamate diventano fondamentali per garantire privacy e qualità delle comunicazioni durante le giornate di lavoro da remoto.
La stessa attenzione dovrebbe essere riservata all'arredamento dell'home office utilizzato nei giorni di lavoro da remoto. Per garantire continuità e benessere, le postazioni domestiche dovrebbero seguire la stessa logica ergonomica di quelle presenti in azienda, così da permettere al lavoratore di alternare i due ambienti senza cambiare completamente abitudini e impostazione della postazione durante la settimana.
Quale scegliere
Non esiste un modello superiore in assoluto: la scelta dipende dalla percentuale reale di presenza in ufficio. Con una presenza stabile sopra l'80%, l'ufficio fisso resta la soluzione più semplice da gestire. Con una presenza ibrida strutturale, come nel caso di un team dove metà lavora da remoto, gli spazi flessibili permettono di ridurre gli spazi inutilizzati e reinvestire la superficie recuperata in aree riunioni, acustica e zone di collaborazione.
